مقایسه ERP ها و معیارهای انتخاب
برای آغاز مقاله باید گفت عملاً عبارت "ERP خوب ، ERP بد" اصطلاح صحیح و معناداری نیست، بلکه برای مقایسه ERP ها، باید از منظر "ERP مناسب برای ما، ERP نامناسب برای ما" به ماجرای مقایسه ERPها پرداخته شود. به بیان دیگر هر یک از ابزارهای موجود در بازار با ارائه قابلیت‌های عملکردی و فنی گوناگون، طیف مختصر یا وسیعی از نیازمندی‌های جامعه هدف را پوشش می‌دهند، اما نکته مهم معیارهای انتخاب ERP برای یک شرکت یا سازمان، بررسی و مطابقت نیازمندی‌ها با توانمندی‌های گزینه‌های بالقوه روی میز است.
علاوه بر متغیر فوق (میزان پوشش نیازمندی‌ها)، شناسایی و بررسی برخی معیارهای کلیدی در روند انتخاب گزینه نهایی به‌عنوان ERP منتخب بسیار ضروری و حیاتی است. دلیل این اهمیت ویژه آن است که درهرصورت و با انتخاب هر ابزار، سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی توسط سازمان انجام خواهد شد که مشمول هزینه‌های مالی، زمان زیاد پیاده‌سازی، هزینه فرصت‌های ازدست‌رفته و سایر هزینه‌های پنهان و نامشهود می‌باشد. به همین منظور برخی از معیارهای کلیدی در این مقاله تشریح شده است تا علاوه بر تسهیل در انتخاب ERP ، منجر به انتخاب درست و صحیح گردد.
انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی در ERP
به دلایل گوناگون، شما نیاز به انجام برخی تغییرات در روال‌ها و فرایندهای از پیش تعیین شده در یک ERP خواهید داشت تا ERP منتخب، تناسب و کارایی بیشتری برای سازمان فراهم کند. سؤال اینجاست که اولاً انجام تغییراتی در این سطح تا چه حد در گزینه‌های پیش روی شما میسر است؟ و ثانیاً آیا انجام این تغییرات به روشی آسان و سریع امکان‌پذیر است یا باید با هزار و یک دردسر آن را انجام داد؟ بنابراین انتظار می‌رود گزینه منتخب، سطح قابل‌قبولی از انعطاف‌پذیری را فراهم کرده باشد چرا که قطعاً در مسیر پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سیستم، ناگزیر به انجام تغییرات مختصر در فرم‌ها، فرایندها و تعاملات کاربری خواهید بود.
قابلیت های کارکردی ERP
بدیهی است باتوجه‌به تنوع نیازمندی‌ها در شرکت‌های مختلف، لیست قابلیت‌های موردنیاز برای شرکت "الف" با شرکت "ب" متفاوت خواهد بود. در نتیجه انتظار می‌رود لیست قابلیت‌ها در گزینه‌های ERP که پتانسیل انتخاب به‌عنوان ERP سازمان را دارند کاملاً احصا و در مقایسه ERP ها شود. بالطبع گزینه که بیشترین نیازمندی‌ها را پوشش می‌دهد اولویت خواهد یافت نه‌گزینه‌ای که بیشترین قابلیت‌ها را داراست، چرا که ممکن است قابلیت‌های فراوان و متنوع یک گزینه، اصلاً برای مجموعه شما موردنیاز نباشد. به طور مثال شما در مجموعه هستید که روزانه کمتر از صد سفارش فروش در آن ثبت می‌شود. آیا به دنبال راهکاری خواهید رفت که شرکت آمازون با 66000 سفارش فروش در ساعت از آن استفاده می‌کند؟
از جمله ERP های با بیشترین سطح پوشش قابلیت می توان به SAP S4/HANA، Oracle Netsuite، MS. Dynamics 365، odoo، IFS Cloud و Sage 300 Cloud اشاره کرد.
زیرساخت و توسعه‌پذیری
قطعاً می‌بایست در مقایسه ERP ها و انتخاب نهایی، نیم‌نگاهی به آینده مجموعه (برنامه‌ها و نیازهای آتی) داشت چرا که قرار نیست هر شش ماه یکبار یا حتی سه سال یکبار به دنبال استقرار و راه‌اندازی یک راهکار جدید باشید. با این تفاسیر هر چه گزینه منتخب از زیرساخت قوی‌تری برخوردار باشد، در آینده چالش‌های کمتری برای توسعه و یکپارچگی با ماژول‌های جدید خواهید داشت. سناریویی را تصور کنید که ERP منتخب شما قابلیت پلاگ کردن ماژول‌های جدید را نداشته باشد و صرفاً باید با ماژول‌های ثابت و مشخص ادامه دهید. آیا این سناریو در دنیای پر از تغییر امروز امکان رقابت را به مجموعه شما می‌دهد؟
از جمله ERP های با امتیاز قابل قبول در حوزه یکپارچگی و توسعه پذیری می توان به Acumatica ، Epicor ، MS. Dynamics 365، odoo، و SAP Business One اشاره کرد.
سهولت در استفاده از ERP
یک ERP کامل و تمام‌عیار، مملو از قابلیت، با واسط کاربری جذاب و دلنشین، باز هم برای استفاده و بهره‌برداری در سازمان به یک ویژگی خاص و کلیدی نیاز دارد، این ویژگی "سهولت در استفاده" است. به بیان دیگر مادامی که کاربران با پیچیدگی‌های مختلف در سامانه دست‌وپنجه نرم می‌کنند و از کارکردن در سیستم لذت نمی‌برند حتی اگر بیشترین قابلیت‌ها در اختیار ایشان قرار گیرد کماکان شما یک سیستم موفق نخواهید داشت.
هزینه
با توجه به پارامترهای تأثیرگذار، هزینه‌های لایسنس و خدمات هر یک از ERPهای موجود در بازار کاملاً متفاوت است. بدیهی است با درنظرداشتن معیارهایی که پیش‌تر توضیح داده شد، اقدام به انتخاب راهکاری شود که در بازه هزینه‌ای قابل‌قبول برای مجموعه شما قرار می‌گیرد.