بهینه سازی فرایند چیست؟ (process optimization)

توضیحاتی در مورد بهبود فرآیند در سازمان‌ها

از زمان‌های خیلی دور، بشر به فکر بهینه‌سازی امور خود بوده است. شکارچیان ما‌قبل تاریخ، در پی دستیابی به سنگ‌های تیز، نیزه و یا هر وسیله دیگری بودند تا راحت‌تر بتوانند به شکار حیوانات بپردازند. عملاٌ با بکارگیری‌ ابزارهای مختلف، شانس دستیابی به نتیجه( یافتن چیزی برای خوردن) افزایش می‌یافت. به مرور زمان و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته، فرایند تامین غذا بهینه‌تر شد، مثلاٌ شکار یک نفره جای خود به شکار در دسته‌های کوچک داد. این بهینه‌سازی به دنبال دو هدف بود، نتایج بهتر و هزینه کمتر(تلاش کمتر برای شکار، زمان انتظار کمتر و کاهش خطر کشته شدن توسط حیوانات).
" نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف بهینه‌سازی برخی از پارامترهای فرایند و البته عدم تخطی از محدودیت‌های موجود" را می‌توان تعریفی برای بهینه‌سازی فرایند در نظر گرفت. تلاش‌هایی که در راستای بهینه‌سازی انجام می‌شود، می‌بایست به تقویت هسته مرکزی یکک کسب و کار بی‌انجامد، این امر می‌تواند در قالب ارائه خدمات یا محصولات بهتر دربازه زمانی کوتاه‌تر و در عین حال با هزینه کمتر باشد.
 تجزیه و تحلیل فرایند ارتباط تنگاتنگی با بهینه‌سازی فرایند دارد و در واقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی حاصل از فرایندها و کمک به روال تصمیم‌گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. آنالیز وقایع فرایندی به سه گروه تقسیم می‌شود.


۱- دسته اول که غالباٌ کنترل فرایند نام دارد به بررسی داده‌های پیشین مربوط می‌شود.

۲- دسته دوم که بیشتر در زمان تحلیل به کارگرفته می‌شود و در مورد آنها بحث می‌شود در مورد داده‌های بهنگام حاصل از اجرای فرایند است که معمولا تحت عنوان رصد کردن فعالیت‌های فرایند Business Activity Monitoring) BAM) شناخته می‌شود.

۳- دسته سوم بر خروجی‌های آتی فرایند دلالت دارد و اغلب با عنوان هوش فرایندی یا Process Intelligence از آن یاد می‌شود.

 معمولاٌ سازمان‌ها به منظور اطلاع رسانی به مدیران، سهامداران و مجریان فرایند در مورد کارایی و اثربخشی فرایندها اقدام به تجزیه و تحلیل فرایندها می‌کنند و اغلب این بررسی و تحلیل به عنوان یک ورودی در بهینه‌سازی فرایند تلقی می‌شود و یا گاهاٌ برای سنجش انطباق عملکرد سازمان با قوانین از پیش تعیین شده استفاده می‌شود.

چرا بهینه‌سازی فرایند اهمیت دارد؟
از آنجایی که بهینه‌سازی فرایند منجر به دستیابی اهداف سازمانی شده و در اجرای ماموریت‌های سازمانی به شکلی کارا و اثربخش تسهیل ایجاد می‌کند بنابراین از اهمیت خاصی بر‌خودار خواهد بود. در کنار آن مشتریان سازمان نیز از مزیت دریافت کالا یا خدمت بهتر در زمان کوتاه‌ترر و با هزینه کمتر بهره‌مند خواهند شد. از سوی دیگر همین مشتریان باعث رشد و پیشرفت و یا حتی نجات سازمان خواهند شد، بنابراین بهینه‌سازی فرایند می‌بایست با تمرکز بیشتر بر روی مشتریان صورت گیرد. بالاخص با وجود شرایط بد اقتصادی حاکم بر برخی سازمان‌ها و یا حتی کشورها که عملاٌ برای بقا تلاش می‌کنند، مقوله بهینه‌سازی فرایند مهم‌تر از پیش مطرح می‌شود. امروزه بسیاری از سازمان تلاش می‌کنند تا با کاهش هزینه‌های عملیاتی روزانه و یا بهبود عملکرد بتوانند در مقابل نوسانات شدید تقاضا مقابله کنند. هر چند که این سازمان‌ها پیش‌تر می‌بایست به فکر برون رفت از چالش‌های پیش رو می‌بودند.
 افزایش درآمد(خروجی ها) و حداقل سازی هزینه‌ها دو هدف اصلی در بهبود فرایند ها به شمار می‌آیند.

افزایش درآمد
کسب درآمد بیشتر برای سازمان می‌تواند زمینه ساز بروز ابداعات و تحرکات جدیدی باشد. سرمایه‌گذاری برای تولید یک محصول جدید، کشف یک داروی جدید برای کاهش ایست قلبی، طراحی یک نرم افزار جدید برای استفاده در تلفن همراه، ارایه یک خدمت جدید بر مبنای فناوریی چاپ سه بعدی و ...، از جمله ابداعات بالقوه برای یک سازمان خواهند بود. در واقع درآمد بیشتر می‌تواند مجال بهتری برای کسب سهم بیشتری از بازار را برای سازمان فراهم کند و سازمان درب بازارهای جدید را به روی خود باز کند. اما نکته مهم این است که توسعه، مستلزم سرمایه‌گذاری است.

کاهش هزینه ها
کاهش هزینه‌ها می‌تواند نقش موثری در سازمان ایفا کند. به طور مثال با بکارگیری رویکردهای تولید به موقع(Just-In-Time) در یک سازمان تولیدی می‌توان میزان کالا در انبارهای میانی را حداقل ساخت که خود به نوعی منجر به کاهش هزینه تولید و نهایتا هزینه محصول خواهد شد.
با بررسی مراکز هزینه در سازمان و حذف مواردی که در کلیت کسب وکار ضرورتی ندارند و نیز با بهبود یا تعویض فاکتورهایی که منجر به تولید گران می‌شوند (جایگزینی فعالیت‌های دستی با فعالیت‌های ماشینی و خود کار و ... ) هزینه‌ها کاهش خواهند یافت. به طور کلی کاهشش هزینه توام با افزایش سود خواهد بود و این موضوع باعث می‌شود تا سرمایه‌گذاران بیرونی با تمایل بیشتری در سازمان سرمایه‌گذاری کنند.