در صورتی که پیاده سازی سیستم های ERP به درستی انجام شده باشد مزایای بیشماری را می توان برای آن برشمرد. به واسطه آن عملیات و فرایندهای سازمان تسهیل می شود، کارایی افزایش پیدا می کند و هزینه های مرتبط با بخش های مختلف سازمان کاهش می یابد. اما سوال اینست که روش درست برای پیاده سازی و اجرای یک ERP چیست و چگونه می توان از موفقیت آن اطمینان حاصل کرد؟
روش های استقرار، مزایا و منافع
پیاده سازی یکباره (آنی) (Big Bang) و پیاده سازی مرحله به مرحله، دو روش مرسوم و متداول برای اجرای یک سیستم ERP هستند.
روش یکباره
در روش یکباره، سیستم قدیم تا استقرار کامل سیستم جدید کار می کند و با استقرار کامل سیستم جدید، به یکباره و در یک موعد از پیش تعیین شده سیستم قدیم حذف و سیستم جدید شروع به کار می نماید. بر خلاف آنچه که از نام این روش بر می آید مقدار قابل توجهی از برنامه ریزی ها می بایست از قبل انجام شده باشد. قبل از اجرا باید تمامی تغییرات لازم در سازمان انجام شده باشد، کارکنان سازمان باید به اندازه کافی آموزش دیده باشند، اطلاعات باید از سیستم قدیم واکشی شده و بعد از کانورت در سیستم جدید جایریزی شده باشد و کارشناسان استقرار می بایست اجرای آزمایشی سامانه را با موفقیت پشت سر گذاشته باشند.
موارد ذیل از جمله مزایا و معایب این روش محسوب می شوند.
هزینه کمتر: هزینه های اجرا و عملیاتی این روش بسیار پایین تر از روش مرحله به مرحله می باشد چرا که در این روش سازمان مجبور به نگهداری همزمان دو سیستم نمی باشد.
نرخ سریعتر بازگشت سرمایه: از یک تاریخ مشخص بهره برداری از سیستم آغار می شود و مدت طولانی صرف استقرار نخواهد شد.
ریسک بیشتر: این احتمال وجود دارد که عدم پیش بینی برخی موارد و مشکلات، زمینه را برای شکست پروژه هموار کند
توقف امور اجرایی سازمان: ممکن است به دلیل عدم آموزش مناسب کاربران، امور سازمان تا مدتی دچار اختلال شود.
روش مرحله‌ای
اما در روش استقرار مرحله ای تمامی امور به صورت قدم به قدم انجام می شود. ماژول ها یک به یک انتخاب می شوند و به مرور زمان پیاده سازی می شوند. این روش برای سیستم های جامع که دارای چند واحد مجزا و مستقل از هم هستند قابل کاربرد است. فرایند استقرار به شرح ذیل می باشد.
۱- تقسیم بندی ماژول ها
۲- اولویت بندی ماژول ها بر اساس نقش و پیش نیازها ، کمترین ارتباطات و تعاملات
۳- انتخاب ماژول
۴- انتخاب استراتژی و روش استقرار
۵- جایگزینی ماژول انتخاب شده بر اساس استراتژی
۶- آزمایش ماژول و برقراری ارتباط با سایر ماژول ها
۷- شروع استقرار ماژول جدید
از مزایا و معایب روش مرحله به مرحله می توان به موارد ذیل اشاره کرد.
ریسک کمتر: از آنجاییکه تاریخ مقرر یا ضرب الاجل خاصی برای اجرا تعیین نمی شود تمامی ابعاد به مرور زمان و به درستی شناسایی و تنظیم می شوند.
کارایی بیشتر: از انجاییکه زمان کافی برای آموزش کاربران وجود دارد، بنابراین می توان انتظار نتیجه بهتری را داشت.
عدم تمرکز: به دلیل طولانی بودن بازه استقرار ممکن است تمرکز کارشناسان استقرار صرف یک یا چند ماژول خاص شده و توجه لازم به سایر ماژولها را نداشته باشند.
هزینه بیشتر: سازمان مجبور است تا هر دو سیستم (قدیمی و جدید) را نگهداری کند و این به معنی صرف هزینه بیشتر، تخصیص نیروی انسانی بیشتر و ... است.
کدام روش را باید انتخاب کرد؟
متاسفانه پیگیری و انتخاب به روش های موجود کمک چندانی در انتخاب بهترین روش نخواهد کرد چراکه شرایط سازمان ها کاملا با هم متفاوت است و حتی خبرگان استقرار نیز پیشنهاد قطعی برای انتخاب روش مناسب ندارند و انتخاب را وابسته به شرایط سازمان می دانند. در باب محبوبیت این دو روش می توان گفت که هر دو رقابت تنگاتنگی با یکدیگر دارند. یک تحقیق که در مرکز مطالعاتی کسب و کار کپنهاگ (سال ۲۰۰۸) صورت گرفته است نشان می دهد که از بین ۱۴۴ شرکت که مورد بررسی قرار گرفته اند ۵۰٫۷ درصد از این سازمان ها از روش پیاده سازی یکباره استفاده کرده اند و ۴۹٫۳ درصد از روش استقرار قدم به قدم. بر اساس همین مطالعه شرکت های با اندازه متوسط و کوچک تمایل چندانی برای استفاده از روش قدم به قدم نداشته و اکثر آنها روش استقرار آنی را برگزیده اند.
در هر صورت بهترین راه برای انتخاب روش مناست برای یک سازمان ارزیابی شاخص های مهمی مانند هزینه های اولیه، هزینه های عملیاتی، نرخ بازگشت سرمایه، میزان تاثیر در بهره وری و ... می باشد.