پیاده سازی یک محصول ERP ، مشکل ترین و پرهزینه ترین قسمت کار می باشد. دلیل هزینه زیاد استقرار یک پروژه ERP پیچیدگی و ریسکهای زیاد این کار است. چون همواره با انبوهی از مشکلات نظیر آماده نبودن اطلاعات ، مقاومت کاربران در برابر تغییر ، امکان پذیر نبودن عملیات Convert و در برخی موارد نیاز به ورود مجدد اطلاعات و نظیر آن مواجه هستند. جهت پیروزی بر این مشکلات ، نیاز به یک متدولوژی استقرار می باشد. منظور از متدولوژی استقرار ، چارچوبی است که قدم به قدم ما را به سمت استقرار یک سیستم ERP هدایت می کند .متدولوژی ها چارچوبی ارائه می دهند که به کمک آن می توان نرم افزار مناسب را انتخاب و پیاده سازی کرد. این متدولوژی ها پذیرش دو جانبه ای بین نرم افزار انتخابی و سازمان ایجاد می کنند که حاصل آن پیاده سازی موفق با ارزش افزوده بالا برای سازمان ها خواهد بود.
متدولوژی Accelerated SAP)ASAP)
متدولوژی ASAP یک طرح جزیی از پروژه SAP است که تمام فعالیت های پیاده سازی را در بر می گیرد. طی کردن مراحل این پروژه سریع تر از پروژه های دیگر است. این متدولوژی دارای ۵ فاز و ۷ جریان کاری (Work flow) می باشد.
• فازاول: آماده سازی پروژه
در این فاز کارهای ابتدایی آماده سازی پروژه انجام می شود، همچنین در این مرحله، تهیه منشور پروژه ، ایجاد ساختار و سازمان پروژه، بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی اجرای راه حل، ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف، تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی، تعریف نیازمندیهای فنی ، برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه، شناسایی مدل لازم برای انجام فرایند شناخت ، مدل سازی و تحلیل نیازمندی ها و... انجام می گردد.
• فازدوم: طراحی مدل کسب وکار
بازنگری، شناسایی و طراحی فرایندهای حوزه های مختلف کاری ازطریق یک روش استاندارد در این مرحله انجام می گیرد به علاوه بررسی و مدلسازی اهداف کسب و کار و ساختار موجود آن صورت می گیرد. در این فاز پس از مرحله مدل کردن وضعیت فعلی فرآیند های سازمان به مرحله مدل کردن وضعیت آینده سازمان پس از تغییرات می رسیم.
• فاز سوم: محقق سازی
در این فازکارهایی از قبیل آموزش تیم پروژه، پیکربندی اولیه سیستم ، اعمال تغییرات در نرم افزار ERP پایه تا تبدیل شدن به راه حل ERP مناسب، سفارشی سازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده، ایجاد و تست واسط های لازم ، ایجاد ابزارهای گزارش گیری و تست آنها، تست یکپارچگی سیستم انجام می گیرد. همچنین در این فاز برنامه ای برای فاز گذار تنظیم می گردد.
• فاز چهارم: آماده سازی نهایی
این فاز به بازبینی طرح وآماده سازی نهایی پروژه تخصیص یافته است. در این فاز آموزش مدیریت سیستم و کاربران، انجام تست های نهایی سیستم، اعمال تعدیلات و تغییرات نهایی، انتقال داده های سیستم های قبلی به سیستم های جدید انجام می شود
• فاز پنجم : راه اندازی نهایی وپشتیبانی
تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم، تصحیح خطاها، تهیه طرح و برنامه پشتیبانی و زمانبندی آن و فعالیت های اختتامیه پروژه در فاز پایانی انجام می گیرد.
متدولوژی AIM)Application Implementation Method)
متدولوژی ارائه شده توسط شرکت اوراکل با نام AIM می باشد.دامنه AIM بسیار گسترده است در این زمینه سرمایه گذاری شرکت ها ، بخش ها و گروهی از شعبه ها وجود دارد.
• فاز اول : فاز تعریف
در این فاز پروژه طراحی می شود.این فاز به دنبال شناخت اهداف سازمان و درک فرایندهای کسب و کار سازمان است و طراحی مدلی برای ارزیابی این مساله که نیل به آن اهداف در چه مدت زمانی و با چه منابع و هزینه هایی امکان پذیر است. همچنین اگرنیاز به تغییر در فرایندهای کسب و کار سازمان باشد، طراحی فرایندها در این فاز صورت می گیرد. این فاز، مرحله تشکیل تیم پروژه و تخصیص وظایف به آن هاست.
• فاز دوم : تحلیل عملیات
در این مرحله تیم پروژه سناریوهای نیامندی های کسب و کار را تولید می کند. نقاط ضعف مشخص می شوند و راه حل پیشنهادی جدید مطرح می شود. مدلی برای معماری کاربردی و معماری تکنیکی طراحی می گردد که در فاز طراحی ر اه حل از آن استفاده می شود. اگر سیستم جدید به سفارشی سازی نیاز داشته باشد طراحی مستندات شرح آن، توسط تیم پروژه در این مرحله انجام می شود.
• فاز سوم : طراحی راه حل
هدف این فاز طراحی جزء به جزء راه حل جدید برای نیازمندی های کسب و کار سازمان می باشد همچنین بنا به نیاز سازمان و در صورت مقرون به صرفه بودن می تواند ویژگی های انتخابی دیگری به راه حل اضافه شود.
• فاز چهارم : فاز ساخت
کد نویسی و تست تمام بخش های سفارشی شده نرم افزار، تطبیق نرم افزار به صورت کاربردی در سازمان، تبدیل داده ها و طراحی واسط های کاربری در این فاز شکل می گیرد. تست کارایی و تست سیستم در این فاز انجام می شود. هدف این فاز تدوین و فرموله کردن جزئیات نیازمندی ها برای سیستم کاربردی کامپیوتر و ارائه یک راه حل است.
• فاز پنجم : انتقال
در این مرحله تیم پروژه سیستم طراحی شده را به سطح کل سازمان گسترش می دهند. یعنی تمام اجزایی که تاکنون پیاده سازی شده اند یکجا جمع شده و کنار هم قرار می گیرند. در زمانی که تیم تکنیکی محیط سازمان را برای اجرای یکپارچه و انتقال اطلاعات پیکربندی می کنند، تیم پروژه به آموزش کارکنان می پردازد و کارکنان سیستم جدید را جهت تعیین میزان رضایتشان تست می کنند.
• فاز ششم : بهره برداری
آخرین فاز پیاده سازی ERP استفاده از برنامه های کاربردی است که بصورت مستقل در محیط واقعی وارد عمل می شود . در این مرحله فرآیندهای کاری استاندارد جای فرآیندهای کاری جاری سازمان را می گیرد و کلیه سیستم های قدیمی از مجموعه حذف می گردد.
متدولوژی Signature
شرکت Epicor scala نیز یکی دیگر از تولید کنندگان ERP در دنیا است. متدولوژی این شرکت به نام Signature ، برای پیاده سازی ERP از ۶ فاز متوالی تشکیل شده است.
• فازاول: تحلیل
اهداف این فاز، تعریف نیازمندیهای کسب و کار مشتری، تعیین افراد کلیدی تیم پروژه، و طراحی نمونه اولیه سیستم می باشد . دراین فاز نیازمندیهای کسب و کار ارزیابی می شود، افراد کلیدی تیم پروژه آموزش می بینند.
• فازدوم: سازماندهی پروژه
در این مرحله، اهداف پروژه تعیین و تصویب می گردند، برنامه پروژه تهیه، تصحیح و تصویب شده ، تیم پروژه و برنامه زمانبندی آن مشخص می شود. همچنین مدیریت پروژه و کنترل روشها در این فاز برقرار می شوند.
• فاز: سوم طراحی
هدف این فاز طراحی و تنظیم سیستم می باشد. طراحی روشهای کسب و کار، طراحی ورودیها، خروجیها و واسط کاربران، تنظیم پارامترهای سیستم و تست آنها و آموزش کاربران نهائی سیستم همگی در این فاز محقق می شوند.
• فاز چهارم: آماده سازی داده ها
این فاز به تهیه، انتقال و معتبر سازی داده ها اختصاص یافته است. فعالیت های این فاز شامل : تعریف الزامات تبدیل داده ها، تعیین و ساخت روشهای تبدیل، انتقال داده ها به سیستم جدیدو ایجاد اطمینان از صحت داده های منتقل شده می باشد.
• فاز پنجم: اجرای آزمایشی
هدف این مرحله، بازبینی پروژه جهت اطمینان از عملکرد صحیح سیستم می باشد. به علاوه، اجرای آزمایشی سیستم با توجه به نیازمندیهای کسب و کار و انجام تنظیمات نهائی سیستم در این فاز صورت می گیرند.
• فاز ششم: تحویل
فاز نهایی به عملیاتی کردن سیستم جدید، بستن و تحویل پروژه تخصیص می یابد. عملیاتی کردن سیستم، ارزیابی پروژه، انجام کنترل کیفیت، تحویل به تیم پشتیبانی نیز در این فاز انجام می شوند.
متدولوژی های مذکور هرسه قابلیت پیاده سازی همزمان در چند سایت یک سازمان را دارند. از لحاظ آغاز پشتیبانی پس از پیاده سازی هر سه متدولوژی در فاز پایانی چرخه پشتیبانی را آغاز می کنند. متدولوژی های پیاده سازی فوق هر سه تا حدودی قابلیت سفارشی سازی و انطباق موردی با نیازهای سازمان خریدار را دارند. اما در این مورد اگر میزان سفارشی سازی از میزان خاصی فراتر برود SAP بخش های سفازشی شده مذکور را پشتیبانی نمی کند. در Epicor و SAP تنها یک فاز به تحلیل فرایندهای کسب و کار تخصیص یافته در حالیکه Oracle در ۲ فاز از متدولوژی به این مورد می پردازد که مسلما تاثیر مستقیمی بر شناخت بهتر فرایندهای سازمان دارد و به طراحی بهترمنجر می شود اما فرایند پیاده سازی پروژه را طولانی تر می کند. رویکرد متدولوژی ASAP بدون تجزیه و تحلیل به صورت عمیق و در روش AIM مطابقبت با نیازهای خاص سازمان و رویکرد روش Signature تجزیه و تحلیل عمیق از الزامات کسب و کار است. پیاده سازی ASAP سریع و متمرکز و با هزینه کم ولی در AIM پیاده سازی سریع و متمرکز و با هزینه نسبتا بالا و در Signature هزینه پیاده سازی کم است. هر سه متدولوژی روال تکرار پذیری و تجزیه و تحلیل به صورت عملیاتی گرا است. انتقال دانش برای کاربران در ASAP کم است به دلیل سریع بودن پروژه و تخصیص زمان ناکافی مشاوران و مستندات کم است ولی در AIM مستندات زیاد و انتقال دانش زیاد به دلیل این که مستندات منبع خوبی برای ارتقاء و سفارشی سازی در آینده هستند. روش ASAP و Signature برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مناسب است و روش AIM برای کسب و کارهای بزرگ و پیچیده نیز مناسب است و پروژه های پیچیده را پشتیبانی می کند.